Tietosuojaseloste

Wolf Group OÜ yksin ja Wolf Group -yhtymä yhdessä (jäljempänä Wolf Group, me, meidän) arvostaa asiakkaansa (jäljempänä sinä, sinun) yksityisyyttä. Tässä tietosuojaselosteessa kerromme, miten henkilötietojasi kerätään ja käytetään, ja mitä me teemme tietojesi suojaamiseksi. Seloste auttaa sinua ymmärtämään, miksi ja miten me käsittelemme tietojasi, ja mitä oikeuksia sinulla on tietoihisi liittyen.

Tämä tietosuojaseloste koskee sinua, jos ostat tuotteitamme verkkokaupastamme osoitteessa https://penosil.com/fi/tuotteet/, laadit ostoslistoja sivustollamme, viestit kanssamme sivustollamme olevan chatbotin kautta, vierailet sivustollamme osoitteessa https://penosil.com/ tai käytät sosiaalisen median sivujamme. Lisäksi käsittelemme henkilötietojasi, jos haet meille töihin.

Kuka toimii henkilötietosi rekisterinpitäjänä?

Rekisterinpitäjällä tarkoitetaan tahoa, joka päättää, mitä tietoja sinusta kerätään ja miten näitä tietoja käytetään. Wolf Group voi toimia rekisterinpitäjänä tai henkilötietojen käsittelijänä erilaisissa tietojen käsittelyyn liittyvissä toimissa. Yksityisyytesi suojaamiseksi noudatamme luottamuksellisuuden periaatteita ja rajoitamme tiukasti henkilötietojen luovuttamista.

Ellei tässä tietosuojaselosteessa toisin mainita, kaikkien alla mainittujen henkilötietojen rekisterinpitäjänä toimii Wolf Group OÜ, Wolf Group, Suur-Paala 10, 13619 Tallinna, Viro. Rekisterinpitäjään voi olla yhteydessä sähköpostitse osoitteella wg@wolf-group.com.

Minkälaisia henkilötietoja käsittelemme?

Henkilötiedot – etu- ja sukunimi
Yhteystiedot – puhelinnumero, sähköpostiosoite, postiosoite
Yrityksen tiedot – jos toimit oikeushenkilön edustajana: nimi, työnimike ja yhteystiedot
Laskutiedot – tiedot, jotka ovat laskussa, kun meiltä ostetaan palveluita tai tuotteita
Internet-tiedot – verkkosivuilla ja verkkokaupassa käyttämämme evästeet, joiden tarkoituksena on parantaa tarjoamaamme palvelua.

Miksi käsittelemme tietojasi?

Käsittelemme henkilötietojasi seuraavilla perusteilla:

suostumuksesi perusteella esimerkiksi niin, että olet antanut meille luvan asiakaspalautteen keräämiseen, uutiskirjeen lähettämiseen tai evästeiden käyttämiseen
oikeutettujen liiketoiminnallisten etujen perusteella (esim. jos olet nykyinen asiakkaamme ja lähetämme sinulle tietoja tuotteistamme)
voimassa olevan sopimuksen perusteella (esim. olet ostanut tuotteen verkkokaupastamme)
lakisääteisten velvoitteiden perusteella (esim. kirjanpitosäädöksiin liittyvä velvollisuus säilyttää laskuja useita vuosia)

Suostumukseen perustuva henkilötietojen käsittely

Kun pyydämme suostumustasi, käsittelemme vain sellaisia tietoja, joiden käsittelyyn olet suostunut. Suostumus rajataan aina tiettyyn, selkeään tarkoitukseen. Suostumuksen antaminen ei ole pakollista, mutta ilman sitä emme ehkä pysty tarjoamaan kaikkea pyytämääsi sisältöä. Suostumuksen annettuasi sinulla on oikeus perua se milloin tahansa käyttämällä saamissasi viesteissä olevaa unsubscribe (peruuta tilaus) -toimintoa tai lähettämällä sähköpostia osoitteella wg@wolf-group.com. Suostumuksen peruutettuasi poistamme tiedot, joita olemme käsitelleet suostumuksesi nojalla.

Käsittelyn tarkoitus	Henkilötietoryhmät
Uutiskirje	Yhteystiedot
Evästeet	Internet-tiedot
Tilin luominen Wolf Groupiin	Henkilötiedot, yhteystiedot
Asiakaspalautteen kerääminen	Henkilötiedot, yhteystiedot

Sopimuksen täytäntöönpanon edellyttämät tiedot
Tietoja tarvitaan sopimusehtojen noudattamiseksi tai ennen sopimuksen solmimista tehtävien toimenpiteiden toteuttamiseksi.

*Käsittelyn tarkoitus*	*Henkilötietoryhmät*
Verkkokaupassa tehdyt ostot	Henkilötiedot, laskutiedot
Ostosten toimittaminen asiakkaalle	Yhteystiedot

Käsittely, johon Wolf Groupilla on lakisääteinen velvollisuus
Lakisääteisillä velvoitteilla tarkoitetaan kaikkea henkilötietojen käsittelyä, joka tapahtuu sovellettavien lakien ja määräysten noudattamiseksi missä tahansa toimipaikassamme (esim. kirjanpitolain noudattaminen Virossa).

*Käsittelyn tarkoitus*	*Henkilötietoryhmät*
Laskutiedot	Henkilötiedot, yhteystiedot, yrityksen tiedot, laskutiedot
Vastaaminen viranomaisten ja valtion laitosten lähettämiin tietopyyntöihin	Yhteystiedot, yrityksen tiedot

Oikeutettuun etuumme perustuva tietojen käsittely
Oikeutettu etu tarkoittaa, että henkilötietojen käsittely on liiketoimintamme vuoksi tarpeellista. Oikeutettuun etuumme perustuvaa tietojen käsittelyä varten olemme arvioineet tasapainotestillä, miten käsittely vaikuttaa ihmisten yksityisyyteen ja heidän tietosuojaoikeuksiinsa. Sinulla on oikeus nähdä tekemämme tasapainotesti sekä vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä, jos katsot, että tietojesi käsittely seuraaviin tarkoituksiin loukkaa yksityisyyttäsi ja tietosuojaoikeuksiasi.

*Käsittelyn tarkoitus*	*Henkilötietoryhmät*
Tuotteidemme esittely nykyisille asiakkaillemme	Yhteystiedot ja Internet-tiedot

Mitä me teemme sosiaalisella medialla?

Liittyessäsi sosiaalisen median ryhmiimme tai tykätessäsi Facebook-, LinkedIn-, Instagram- tai TikTok-sivustamme pystymme näkemään nimesi. Nimeä napsauttamalla näemme myös julkiseen profiiliisi liittämäsi tiedot. Sosiaalisen median kohdalla kannattaa muistaa, että

– sivustomme ovat julkisia eli kaikkien nähtävissä

– kuka tahansa voi julkaista sisältöä sosiaalisen median sivustoillamme tai viitata sivustoihimme ja siellä olevaan julkiseen sisältöön

– asetus, joka sallii kirjoitettujen viestien kääntämisen automaattisesti muille kielille, on päällä, jos sellainen on olemassa

– käytämme sosiaalisen median sisältöön automaattista suodatusta, mikä tarkoittaa, että yleisesti tunnettuja loukkaavia ilmaisuja sisältävien viestien julkaiseminen estetään automaattisesti

– voit lähettää meille yksityisviestejä sosiaalisen median kautta.

Saamme käyttöömme tilastoja sosiaalisen median sivustoistamme, esim. kuinka monta tykkäystä ja käyntiä niillä on ollut. Palveluntarjoajat valmistelevat tilastot itse ja lähettävät ne meille ilman tunnistetietoja.

Käytämmekö automaattista päätöksentekoa?

Automaattinen päätöksenteko tarkoittaa sitä, että jokin päätös tehdään koneellisesti henkilötietojesi perusteella ilman ihmisen myötävaikutusta. Wolf Group ei käytä tietojasi automaattiseen päätöksentekoon.

Mitä oikeuksia sinulla on omiin henkilötietoihisi?

Oikeus tietojen tarkastamiseen
Sinulla on oikeus tarkastaa itsestäsi tallennetut henkilötiedot. Jos haluat saada kopion hallussamme olevista tiedoistasi, ole hyvä ja ota meihin yhteyttä sähköpostitse (ks. osoite alla).
Lain mukaan meillä on velvollisuus varmistaa, että tiedot luovutetaan vain henkilölle, jolla on oikeus niiden tarkastamiseen. Tästä syystä voimme vaatia sinua todistamaan henkilöllisyytesi tai oikeutesi tietojen pyytämiseen.
Oikeus tietojen poistamiseen
Sinulla on oikeus pyytää henkilötietojesi poistamista. Oikeus ei kuitenkaan koske tietoja, joiden käsittely perustuu sopimusvelvoitteeseen tai lakiin.
Oikeus tietojen oikaisemiseen
Jos huomaat henkilötiedoissasi virheen, sinulla on oikeus pyytää sen korjaamista. Tämä koskee myös tilannetta, jossa tiedot ovat mielestäsi puutteellisia, ja haluat, että niitä täydennetään.
Tietyissä tilanteissa ja tietyin poikkeuksin sinulla on oikeus pyytää meitä poistamaan tietosi. Oikeutta henkilötietojen poistamiseen ei ole silloin, kun henkilötietojen käsittely perustuu lakisääteiseen velvoitteeseen.
Oikeus rajoittaa tietojen käsittelyä
Tietyissä tilanteissa sinulla on oikeus pyytää meitä rajoittamaan henkilötietojesi käsittelyä.
Oikeus vastustaa tietojen käsittelyä
Sinulla on oikeus vastustaa tietojesi käsittelyä. Useimmiten tätä oikeutta käytetään tilanteessa, jossa henkilö pyytää yritystä lopettamaan itseensä kohdistuvan suoramarkkinoinnin.
Oikeus pyytää tietojen siirtämistä
Sinulla on oikeus pyytää tietojen siirtämistä toiselle rekisterinpitäjälle silloin, kun se on teknisesti mahdollista, ja tiedot voidaan lähettää digitaalisessa muodossa.
Kaikki edellä mainittuja oikeuksia koskevat pyynnöt tulee lähettää sähköpostitse osoitteella wg@wolf-group.com.
Oikeus tehdä valitus tietosuojaviranomaiselle
Jos katsot, että yksityisyyttäsi tai tietosuojaan liittyviä oikeuksiasi on loukattu, sinulla on oikeus tehdä asiasta valitus Viron tai oman maasi tietosuojaviranomaiselle.

Mihin luovutamme henkilötietoja?

Wolf Groupin työntekijöistä henkilötietoihisi pääsevät vain ne työntekijät, jotka tarvitsevat tietoja omien työtehtäviensä hoitamiseen. Tietoja luovutetaan Wolf Groupin ulkopuolelle vain silloin, kun se on ehdottoman tarpeellista, ja ainoastaan siinä laajuudessa kuin se on toimeksiannon hoitamisen kannalta välttämätöntä. Wolf Group saattaa luovuttaa tietoja seuraaville tahoille:
− palveluntarjoajat, esimerkiksi (luettelo ei ole täydellinen, ja siihen voi tulla muutoksia): IT-ylläpitopalvelujen tarjoajat, palvelinpalvelujen toimittajat, sähköpostipalvelimien ja verkkosivujen ylläpitäjät, palauteohjelmien tuottajat (KOOS.io), tilintarkastajat, juristit
− lainsäädännön niin velvoittaessa viranomaiset ja valtion laitokset (esim. poliisi, tuomioistuimet, hälytyskeskukset, tietosuojaviranomaiset).

Olemme solmineet yhteistyökumppaniemme kanssa tietosuojasopimuksen, jolla varmistetaan, että tietoja käsitellään turvallisesti ja lainmukaisesti. Sopimuksen mukaan osapuolilla on velvollisuus
− asianmukaisilla toimenpiteillä varmistaa, että henkilötietoja käsitellään luottamuksellisesti ja turvallisesti, ja
− käsitellä henkilötietoja lakisääteisten vaatimusten ja sopimuksen mukaisesti.

Emme säilytä tietoja ETA-alueen ulkopuolella tai siirrä niitä maihin, jotka eivät noudata komission päätöstä henkilötietojen suojan riittävästä tasosta.

Kuinka kauan tietoja säilytetään?

Henkilötietoja säilytetään niin pitkään kuin se on tarpeen käsittelyn tarkoituksen tai lainsäädännön velvoitteiden toteuttamiseksi. Alla on eräitä esimerkkejä säilytysajoista.

*Säilytysaika*	*Esimerkkejä*
Kunnes käsittelyä koskeva suostumus peruutetaan	Poistamme suostumuksesi perusteella käsitellyt tiedot välittömästi sen jälkeen, kun olet peruuttanut suostumuksesi.
30 päivää sen jälkeen, kun olet poistanut Wolf Group -tilisi, tai 12 kuukautta viimeisen yhteydenottosi jälkeen.	Poistamme luomasi tilin tiedot.
7 vuotta	Kirjanpitoasiakirjat, kuten laskut.

Tietojen suojaaminen

Wolf Group suojaa hallussaan olevat henkilötiedot tarpeellisilla oikeudellisilla, organisatorisilla, fyysisillä ja teknisillä turvatoimilla. Näitä ovat esimerkiksi:

Fyysiset toimet – toimistot lukitaan, henkilötietoja sisältävät paperiasiakirjat säilytetään lukituissa kaapeissa.

Tekniset toimet – tietokoneisiin pääsee vain salasanalla ja ne on suojattu palomuureilla ja virustentorjuntaohjelmilla, tiedot varmuuskopioidaan säännöllisesti, jokaiselle IT-järjestelmien käyttäjälle määritetään rooli ja profiili.

Organisatoriset toimet – tietosuojaa ja tietoturvaa koskevat ohjeet, käyttäjäoikeuksien hallinta, henkilökunnan säännöllinen koulutus, henkilökuntaa koskevat tietojen luottamuksellisuutta koskevat vaatimukset.

Evästeet

Wolf Groupin sivusto osoitteessa https://www.penosil.com käyttää evästeitä. Evästeet parantavat sivuston käyttökokemusta ja mahdollistavat verkkokaupan käyttämisen.

Eväste on pieni tekstitiedosto, jonka verkkoselain tallentaa automaattisesti käyttämällesi laitteelle. Käytämme seuraavia evästeitä:

Välttämättömät evästeet ovat tärkeitä verkkosivustomme perustoiminnoille. Evästeitä käytetään esimerkiksi maan ja käytetyn kielen tunnistamiseen, tapahtumien käsittelyyn, verkkolaitteen tunnistamiseen (mobiili/pöytäkone), petosten havaitsemiseen ja estämiseen, sekä verkkosivuston vakauden ja vaatimustenmukaisuuden varmistamiseen. Evästeet luokitellaan sen mukaan, kuinka tarpeellisia ne ovat sivuston ylläpitämisen kannalta.
Mieltymys- eli personointievästeiden avulla sivusto muistaa tietoja, jotka vaikuttavat siihen, miten sivusto käyttäytyy tai miltä se näyttää. Evästeet muistavat esimerkiksi kielivalintasi ja sen, millä alueella sivustoa käytetään. Ne tallentavat tietoja tekemistäsi valinnoista. Näin me pystymme näyttämään sinulle merkityksellisempää, räätälöidympää sisältöä.
Tilastolliset evästeet auttavat sivuston ylläpitäjiä ymmärtämään, miten kävijät toimivat sivustolla. Tiedot kerätään ja tilastoidaan nimettömästi.
Markkinointievästeet seuraavat kävijöiden toimintaa eri sivustojen välillä. Tavoitteena on kyetä näyttämään mainoksia, jotka ovat yksittäiselle käyttäjälle mahdollisimman sopivia ja kiinnostavia, ja tuottaa näin lisäarvoa sekä sivuston omistajalle että ulkopuolisille mainostajille.
Luokittelemattomat evästeet ovat evästeitä, joita luokittelemme parhaillaan yhdessä niiden tarjoajien kanssa.

Voit asettaa selaimesi hylkäämään minkä tahansa evästeen tai ilmoittamaan sinulle, kun eväste vastaanotetaan. Oman verkkoselaimesi asetuksilla voit määrittää, minkälaisia evästeitä laitteesi kovalevylle tallentuu. Kannattaa kuitenkin huomata, että evästeiden estäminen voi rajoittaa verkkosivujemme käytettävyyttä.

Evästeilmoitus